El procedimiento se encuentra integrado por cuatro fases que corresponden al Círculo de Deming (planear, hacer, verificar y actuar) y cada una de ellas se desagrega en cuatro subfases igualmente relacionadas; mismas que se definen a continuación:
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Fase en la cual se elabora el Plan de Desarrollo Institucional (PDI), para difundir ante la comunidad universitaria.
Subfases:
Definir estatutos para elaborar el Plan de Desarrollo Institucional (PDI): se elaboran los estatutos del proyecto para la elaboración del Plan de Desarrollo Institucional (PDI), los cuales son aprobados por el al Comité de Administración Institucional (CAI).
Elaborar propuesta del PDI: se elabora la propuesta de PDI, implementando las actividades descritas en los estatutos del proyecto.
Aprobar propuesta del PDI: se presenta la propuesta de PDI al CAI, quien la revisa contra las directrices o premisas establecidas para su construcción.
Elaborar y difundir documento final: se obtiene la aprobación del Consejo Directivo y se difunde el documento aprobado a la comunidad universitaria.
EJECUCIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Fase en la que se desarrollan programas y proyectos por área para alinearse con la estrategia institucional.
Planear la ejecución del plan de Desarrollo: cada área institucional elabora estatutos de proyectos alineados a la estrategia. Asimismo, se integran comités y grupos de trabajo involucrados en la implementación de la estrategia, para la evaluación de dichos estatutos.
Ejecutar programas y proyectos por área: se desarrollan los proyectos aprobados, y se elaboran informes de avance para reportar el cumplimiento de metas.
Monitorear programas y proyectos: se supervisa la ejecución de los proyectos para asegurar el cumplimiento de metas, así como la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos.
Modificar y ajustar programas y proyectos: con base en el reporte de avances de los proyectos, se toman las decisiones que se consideren pertinentes: acelerar, cancelar o detener el proyecto. Asimismo, se integra un informe integral de avance del PDI.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL. Fase en la que se evalúa el cumplimiento, desempeño e impacto de los proyectos y programas.
Elaborar plan anual de evaluación del cumplimiento, desempeño e impacto: Se define una metodología para esta evaluación, elaborando el plan anual de evaluación del cumplimiento, desempeño e impacto. Se notifica a la comunidad universitaria los criterios y categorías de la evaluación.
Evaluar el cumplimiento, desempeño e impacto de los programas y proyectos: Se solicita a las áreas la información necesaria para la evaluación de los programas y proyectos y se integre un informe sobre el impacto que generó el PDI en la comunidad universitaria y se presenta ante el CAI.
Supervisar el cumplimiento del plan anual de evaluación: Se compara lo ejecutado contra lo planeado según el calendario de trabajo y se genera un análisis de causas de incumplimiento y plan de acción. Se elabora un informe de avance del plan de evaluación.
Informar resultados y modificar y ajustar programas y proyectos: Se detectan oportunidades de mejora al proceso de evaluación y se elabora un informe interno sobre éste proceso.
AJUSTES AL PROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL. Fase en la que se realizan ajustes al proceso de Planeación, los cuales son documentados y difundidos a la comunidad universitaria.
Elaborar plan de modificaciones del proceso de planeación: Se elaboran planes de actualización al proceso de planeación y al PDI, mediante talleres y reuniones de trabajo para identificar áreas de oportunidad.
Implantar modificaciones al proceso de planeación: Se analiza la factibilidad de las modificaciones antes de implantarlas y se genera una lista de verificación para su seguimiento.
Verificar la implantación de modificaciones al proceso de planeación: Se revisa la realización de las modificaciones y que estén documentadas.
Corregir sobre las modificaciones al proceso: Se genera un documento final en el cual se establece que se han atendido las modificaciones, y se realiza mantenimiento al procedimiento, en su caso.
NOTA: Las actividades correspondientes a cada una de las fases, se describen en el procedimiento documentado en el formato oficial.