Con la finalidad de clarificar posibles dudas en relación al proyecto CIMA, a continuación se enlistan algunas preguntas frecuentes. Invitamos a la comunidad ITSON a enviar sus preguntas al correo erpadministrativo@itson.edu.mx:

1. ¿Qué motivó la ejecución de éste proyecto? ¿Qué busca resolver?

   Considerando que la vida útil de un ERP es de entre cinco y siete años(1), estamos conscientes de la vulnerabilidad que esto representa para ITSON, y a la fecha ya se presentan síntomas del fin del ciclo de vida de JDE, como los siguientes que se han identificado desde el punto de vista funcional:
   - Poca flexibilidad de adaptación a nuevos requerimientos externos, como la contabilidad gubernamental.
   - Problemas en la operación debido a las grandes cantidades de datos y la falta de integridad de la información existente en las bases de datos.
   - Retrasos en la entrega de información, que pueden derivar en la retención de subsidios y el impedimento para concursar por fondos extraordinarios (SEP, SEC, SHCP, SE, CONACYT, Organismos certificadores y acreditadores, entre otros).
   - Observaciones por cumplimiento parcial según el Instituto Superior de Auditoría Fiscalización (ISAF).
   
   Técnicamente, el ERP es obsoleto ya que opera en un ambiente restrictivo para la dinámica de trabajo actual. Al estar desarrollado en la modalidad cliente – servidor, cada vez que se hace una modificación a la fuente productiva del sistema se tiene que reinstalar en el 100% de las máquinas de los usuarios. Por otro lado, no se cuenta con los recursos humanos capacitados y dedicados para el soporte en los desarrollos que las áreas administrativas requieren constantemente y para los cuales el tiempo de atención es reducido y crítico. Adicionalmente, según ejercicios realizados por el DTSI, JDE dejará de funcionar en junio de 2019, lo cual es un riesgo alto para el buen funcionamiento de la institución.
   
   Por otro lado, el ITSON debe atender las observaciones generadas tras la auditoria a la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal del año 2015 relativas al ITSONpor parte del Instituto Superior de Auditoría Fiscalización (ISAF), donde el auditor del estado nos ha informadoque en el ITSON “No se cuenta con sistema contable con las características de la Ley General de Contabilidad Gubernamental”, quedando el compromiso de solventar esta observación desde en dos frentes:
   1. Realizar las mejoras mínimas necesarias para que JDE cumpla al 100% a finales de 2017
   2. Seleccionar la solución para reemplazar JDE, donde el ITSON tiene el firme compromiso de tener en operación una solución integral, robusta y confiable para la gestión administrativa a más tardar en el segundo semestre del 2018.



2. ¿El proyecto es parte de una planeación?

   La Institución debe garantizar que los procesos de planeación y gestión sean efectivos y eficientes, es por ello que la infraestructura física y tecnológica se mantendrá actualizada acorde a las necesidades educativas, de investigación y de servicios, con orientación a la sustentabilidad. 
   Es por ello que en nuestro PDI se ha definido una estrategia para “Crear el Plan Estratégico de Tecnologías de Información, que mejore la gestión universitaria y dé soporte al modelo educativo”.



3. ¿Qué dependencias de la institución están involucradas directamente?

   Dirección de Planeación Institucional
   Dirección de Recursos Financieros
   Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
   Dirección de Servicios de Información
   Coord. de Activos Fijos y Almacén
   Depto. de Contabilidad
   Coord. de Control Presupuestal y Análisis Financiero
   Depto. de Tesorería
   Coord. de Egresos
   Coord. de Ingresos
   Coord. de Programación y Presupuestación
   Depto. de Adquisiciones y Servicios
   Depto. de Obras
   Depto. de Tecnologías
   Depto. de Mantenimiento y Servicios Generales
   Depto. de Personal
   Depto. de Promoción Financiera
   Centro Integral de Calidad



4. ¿Quiénes son los aliados estratégicos externos con los que se trabajará para el éxito del proyecto?

   Hemos optado por trabajar con nuestra fábrica de software,Novutek, por el dominio y conocimiento que en estos años han logrado a través de proyectos importantes ejecutados en México y en el extranjero.



5. ¿Cuándo concluye el proyecto?

   El proyecto de cambio debe concluir en diciembre de 2018.
   Nos esperan meses intensos de trabajo, que sin su experiencia y compromiso no podremos llegar al resultado que el ITSON espera.



6. ¿Hasta éste momento cuáles son los logros?

   Constantemente se llevan a cabo reuniones de avances, con el fin de monitorear el estatus de las diversas actividades que se deben llevar a cabo.
   Durante el mes de septiembre, se realizó una reunión de arranque con la alta dirección, los responsables de las áreas involucradas, así como personal administrativo y académico del ITSON.
   Se finalizó con los talleres de trabajo, en los que se buscó detallar la operación del ITSON a los consultores involucrados, brindando así una visión del flujo e interacción de los procesos.
   Finalmente, se están llevando a cabo talleres para clarificar el escenario operativo de la nueva herramienta tecnológica, apegados a los procesos actuales y a las necesidades del ITSON.